Comunicazione agile

In questo post cercheremo di valutare come rendere agile la comunicazione all’interno del progetto.

 

Come già discusso in altri post precedenti, la comunicazione è colonna portante dell’intera disciplina del project management.

Si sa, il 90% del tempo di un project manager è occupato da problematiche inerenti la comunicazione: riunioni, documenti, telefonate; tutte queste occasioni sono direttamente proporzionali al numero degli stakeholders coinvolti.

Anche il rapido aumento della complessità dei progetti stessi è un fattore che complica non poco la faccenda: l’insorgere di problemi legati a cambi di specifiche, accorciamento nei tempi, revisioni al ribasso di budget, bilanciamento delle aspettative dei numerosi stakeholders che hanno spesso interessi contrastanti, obbliga il project manager ad esercitarsi giornalmente attraverso la negoziazione e il compromesso.

Infine, al suo interno deve saper interpretare due differenti ruoli con stili comunicativi piuttosto differenti: quello del leader che, fissata la meta, deve saper coinvolgere e motivare il team al suo raggiungimento e quello del manager in grado di gestire budget, costi, contratti, diagrammi e gantt.

E allora come fare?
Personalmente ho tratto suggerimenti sia dal PMBOK sia da alcuni libri che parlano di agile project management e che trattano in dettaglio il tema della comunicazione.

Disponibilità informazioni

Innanzitutto dobbiamo rendere disponibili le informazioni a tutto il team e dobbiamo fare in modo che queste siano facilmente raggiungibili.

Dotiamoci quindi di un sistema di gestione documentale, o simile, che sia in grado di centralizzare le informazioni, indicizzarle per chiavi e renderle disponibili ai team dei singoli progetti senza troppe limitazioni o complicazioni nel poterne fruire, pena il fallimento dell’operazione.

Mezzi

Distribuite negli uffici una serie di lavagne, di pennarelli e cancellini, utilizzabili da tutti ed in qualsiasi momento per chiarire concetti, annotare appunti, liste, flussi di lavoro.

Dotate tutti i pc del team di un’applicazione di instant messaging tipo skype, msn, icq: alcune domande o questioni possono essere risolte in chat senza dovervi alzare o interrompere ciò che state facendo.

Se avete questioni urgenti o importanti da discutere e la persona con la quale dovete parlare non è nella vostra stessa stanza, alzate il telefono e chiamatela; non aspettate di incontrarla, non scrivete email se non siete certi di riuscire a chiarire a dovere la cosa: impieghereste di sicuro più tempo a scriverla che a spiegarla direttamente  a voce.

Infine, per tutto il resto, utilizzate le email ma fate buon uso delle notifiche di consegna e lettura se la questione è particolarmente importante ed imparate a taggare le email più importanti, cosi da poter eseguire azioni di follow-up nei giorni successivi qualora tardino ad arrivare delle risposte.

Modalità

Una delle prime regole della comunicazione agile parla di comunicazione Face-to-Face.

Parlate direttamente alle persone. La comunicazione faccia a faccia è la più funzionale e offre diversi vantaggi:

• Comunicazione sincrona, permette di capire immediatamente se il nostro messaggio è stato recepito correttamente
• Non dobbiamo aspettare per avere risposte alle nostre domande: le avremo subito e subito potremo verificare se le abbiamo percepite correttamente
• Potremo captare anche i messaggi non verbali; quei messaggi cioè fatti di postura del corpo, tono della voce, sguardo, movimenti delle mani, che caratterizzeranno ancor di più il messaggio ricevuto

 

Contenete il numero di membri del team. Team troppo grossi potrebbero essere dispersivi, aperti a maggiori problemi di conflitti e terra fertile di malintesi.

Collocate nello stesso ufficio (war-room) tutti gli appartenenti al team, questo agevolerà non poco le comunicazioni, permettendo ad ognuno di usufruire della presenza dell’altro istantaneamente: un consiglio, un chiarimento, un suggerimento arriveranno subito.

Portate, almeno una volta alla settimana nella war-room con il vostro team, un rappresentate del cliente.

Fate in modo che il cliente accetti di far partecipare ai lavori una persona esperta dei processi di business che state implementando; nel caso invece che l’esperienza di tale persona non sia approfondita in quel campo, lasciatela nei suoi uffici, porterebbe solo dispersione e poca concretezza.

Se dovete parlare con l’estero prediligete una video conference call.

Parlare in lingua straniera senza poter vedere l’interlocutore è un supplizio: difetti di pronuncia, rumori di fondo della linea, impossibilità di aiutarsi con la lettura del labiale, oltre che della mancanza dei già citati nessaggi non verbali, sarebbero un ostacolo alla corretta comprensione di quanto detto durante il meeting.

Governo delle comunicazioni

Limitate i canali di  comunicazione.

Guardate questa formula: n * (n-1) / 2 >> canali bidirezionali.

Dove n è il numero di stakeholder del progetto. Significa che se in un progetto avete identificato 10 persone coinvolte, vuole dire che ipoteticamente vi saranno 45 canali di comunicazione bidirezionali che si possono apripre tra i vari stakeholders.

Semplificate!

I membri del team parlano esternamente attraverso la voce del project manager o attraverso uno solo, il più anziano solitamente, dei suoi membri.

Siate voi, in quanto pm, i principali interlocutori e quando si scende troppo in dettagli delegate ad un membro del project management team (uno dei vostri assistenti) che vi farà un riassunto corredato da meeting minutes.

Limitate l’entropia: cercate sempre la sintensi in voi e nei vostri interlocutori, puntate alla concretezza e al pragmatico: l’eccesso di dettaglio non è mai un bene.

Infine, se il troppo commitment verso il progetto sembra aver reso troppo teso l’ambiente, organizzate un bella pizzata: anche questo serve al vostro progetto…ricordate le parole “team building”?

Nessun commento

Non c'è ancora nessun commento.

RSS feed dei commenti a questo articolo. TrackBack URI

Lascia un commento

*Name

*Email (not published)

Website

Codice CAPTCHA *