PMI Emea Global Congress – 2nd day

Anche ieri è stata una giornata completamente dedicata al congresso EMEA del PMI.

Nella giornata di ieri, ho seguito diverse presentazioni: una sulla negoziazione, una sul ruolo in sostanziale cambiamento del project manager, una sui diversi ruoli e responsabilità che ruotano attorno al programme management, quella che più mi ha colpito però, è stata quella dal titolo “Seven attributes of leadership for project managers“.

La sessione è stata condotta da Michel Operto, PMP senior project manager con esperienza decennale in aziende multinazionali nel campo IT e delle telecomunicazioni, nonché presidente del chapter PMI della Francia del sud.

Michel ha condotto la sessione, spogliandola di qualsiasi connotazione ufficiale o cerimoniosa, muovendosi tra il pubblico e coinvolgendolo sin dall’inizio; questo ha permesso, dal mio punto di vista, un mantenimento duraturo dell’attenzione da parte di buona parte della platea.

I lavori si sono aperti con una spiegazione dettagliata del valore della leadership e di quanto sia indispensabile per un progetto, avere a disposizione un leader forte, presente, caratterizzato da uno stile dinamico e sicuro.

Senza indugi ci ha subito elencato quali sono, secondo la sua esperienza, i sette attributi di una buona leadership:

1. Avere e comunicare una chiara visione
2. Mantenere un buon bilanciamento
3. Imparare ad avere fiducia del proprio istinto
4. Usare l’entusiasmo come driver per ispirare il team
5. Farsi portatori di rispetto
6. Avere coraggio nel perseverare di fronte alle avversità
7. Capire quando cambiare e addattarsi rapidamente

Sotto ve li espongo, cosi come da lui approfonditi, ma rivisitati anche attraverso le lenti della mia personale esperienza.

Avere e comunicare una chiara visione

Lo sappiamo, lo abbiamo letto dappertutto, un vero leader guarda al futuro, alle opportunità, alle occasioni, alle soluzioni,  in parole semplici identifica le mete da perseguire.

Il suo ruolo però non finisce lì: ingaggia gli altri membri del team, trova le giuste leve motivazionali, crea condivisione e organizza la squadra con la quale condividerà il viaggio per il raggiungimento della meta.

Per questo è necessario essere visionari e al tempo stesso buoni comunicatori: parlare agli altri della propria visione.

Mantenere un buon bilanciamento

Un project manager può essere certo equiparato ad un  ”equilibrista“, viene infatti sin dai primi momenti, chiamato ad allineare e bilanciare le aspettative degli stakeholder.

Ma il bilanciamento avviene in diverse aree:

• ostinata e ferrea disciplina e grossa capacità di ascolto
• realtà e desiderio
• sicurezza e accettazione del rischio
• necessità di dettaglio e capacità di astrazione verso una visione globale
• perseveranza e flessibilità

Imparare ad avere fiducia del proprio istinto

Prima o poi su un progetto comincia a piovere, spesso forte.

Si intravedono le prime nuvole quando comincia ad essere difficile tenere uniti tra loro i troppi interessi degli stakeholders coinvolti, oppure quando per tirare le fila di una situazione ingarbugliata abbiamo pochi dati o troppi dati.

Spesso i problemi iniziano quando ci sono troppo opzioni di scelta o più semplicemente perché si tratta di un progetto ad alta innovazione o che fa uso di tecnologia nuova.

In questi casi è necessario essere un ottimo decision maker, esser capaci di prendere decisioni veloci, può fare la differenza.

Affidarsi al proprio istinto senza troppe valutazioni o esercizi mentali, può fare la differenza.

Usare l’entusiasmo come driver per ispirare il team

Il leader  è il primo sponsor del progetto.

Il suo entusiasmo, il suo credere nel progetto deve essere palesato, sotto gli occhi di tutti. L’entusiasmo contagia.

In quest’ottica è necessario saper creare un forte senso di appartenenza attorno al progetto attraverso azioni di team building, essere se stessi senza finzioni o forzature, condurre il team con la forza dell’esempio.

Farsi portatori di rispetto

Buone doti di leadership non possono prescindere dal rispetto per l’altro.

Fondamentale è imparare ad ascoltare l’altro, non importa sia esso lo sponsor, un team member, uno stakeholder negativo;  porsi al loro servizio: dopottutto sei tu il pm del progetto, chi altri dovrebbe farlo?

Essere onesto ed equo e esercitarsi a mettersi nelle scarpe degli altri, per condividerne le motivazioni, i pensieri, le istanze.

Avere coraggio nel perseverare di fronte alle avversità

Su questo punto si sfiora la dimensione della “santità”, sembra quasi che l’aureola si sia decisa finalmente a spuntare.

Devo ammettere che di fronte al perseverare delle avversità ogni tanto si avrebbe voglia di fare le valigia e prendersi quelle famose ferie di un mese di cui si parlava da tempo.

Coraggio, perseveranza e avversità sono un trittico non sempre facile da coniugare, ma anche su questo, Michel, ha la sua ricetta.

Innanzitutto dobbiamo essere coscienti che non sempre è possibile accontentare tutti e che dobbiamo assolutamente imparare a dire di NO!

E comunque se di avversità si tratta, nulla o poco è nelle nostre mani e dobbiamo comunque essere positivi e costruttivi, tenere alto il proprio morale e quello della truppa.

Ricordate: nessuno, al di fuori di voi stessi, potrà aiutarvi!

Capire quando cambiare e addattarsi rapidamente

Infine, annusate il cambiamento nell’aria.

Ascoltate, imparate, guardatevi intorno e quando percepite i segnali di cambiamento, anche quelli più deboli, quello allora è il momento di adattarsi velocemente.

PMI Emea Global Congress – 1st day

Oggi ho partecipato alla prima giornata del cogresso EMEA del PMI a Milano.

Un evento che aspettavo da alcune settimane con impazienza, curioso di respirare “dal vivo” l’aria pura del project managemet.

L’evento è stato organizzato presso il “Milano Convention Centre” di via Gattameleta, zona vecchia fiera, in una cornice estremamente professionale, accompagnata da un’organizzazione  sin da subito impeccabile.

Munito di badge di riconoscimento e relativo cordoncino io e il mio collega e amico Massimiliano, ci siamo recati al primo dei nostri incontri giornalieri.

Alle dieci erano previsti due diversi incontri organizzati da altrettanti sponsor: Siemens e Oracle.

Il secondo ci ha attirato maggiormente “Benefits of Risk Analyis” e li, ci siamo fiondati.

Un senior product manager di Primavera, di Oracle appunto, ci ha condotto attraverso i basics della risk analysis, snocciolando e approfondendo le tematiche costituenti e creando gli opportuni parallelismi con il loro software di project management.

Ci ha parlato di quanto vincoli e assunti (constraints and assumptions) sia possibile e necessario che diventino eventi, milestones all’interno del nostro reticolato di progetto ai quali poter associare date di accadimento e punti di arrivo di attività precedenti.

Di come creare un risk register, associare per ogni rischio le probabilità di accadimento e una percentuale di impatto su uno o più vincoli di progetto (tempi, costi, qualità, scope), di come associarne quindi una priorità ed un valore; di come poi poter agire in caso di assessment del rischio, mettendo a disposizione soldi per la sua gestione.

Di come ogni singolo rischio definito nel registro sia possibile, doveroso, collegarlo alle attività del reticolato.

Di come sia necessario, obbligatorio, per ogni attività procedere alla sua valutazione in termini di valori Probabile, Ottimistico, Pessimistico.

Di come sia essenziale lavorare sullo schedule attraverso la review dei rischi, ricalcolando l’intero impatto.

Ecco che semplicemente valorizzando lo strumento con un insieme di informazioni “probabili”, il sistema può cominciare a fornire indicazioni tridimensionali: Best case, most likely and worst case.

Non più un solo gantt con la solita e unica stima (spesso over-contingentata), ma un gantt in cui ogni barra di ogni singola attività è in grado di mostrare le tre durate e calcolare le successive in riferimento a queste.

Per finire, abbiamo potuto vedere alcune simulazioni MonteCarlo di impatto dei rischi di un progetto, sui tempi costi e poterne studiare le varianze ipotizzate.

Interessante, sembrava però la presentazione di un prodotto più che una sessione di project management.

Poi è arrivato il momento di John Kao, il personaggio che avrebbe aperto ufficialmente il congresso con il suo intervento dedicato all’innovazione.

Ecco parte della sua biografia riportata nei volantini del PMI:

John Kao is an authority on the intersecting subjects of corporate innovation and transformation, design and the future of business. Dubbed a “serial innovator” and “Mr. Creativity” by The Economist, he has made a career out of helping organisations go from “getting” the importance of innovation to “getting innovation done.” John has worked with a wide range of Fortune 500 companies, startups and government agencies around practical issues of strategic innovation and organisational transformation. Other nicknames he acquired from his clients include “the Innovation Sherpa” and “the Innovation Guru.”

Un intervento interessantissimo, condotto da un personaggio interessante, un visionario, che ci ha spiegato cosa è l’innovazione, quando è possibile trovarla e come creare le condizioni perché questa si manifesti.

Per poi terminare con la sessione “How to Be a Successful Failure” di David Hillson, un personaggio di “peso”, uno tra i maggiori esperti della comunità in quanto a risk management.

Il relatore ha iniziato spiegando quanto successo e fallimento siano, ovviamente direte voi, l’uno l’opposto dell’altro; quando cioé finisce  il primo comincia l’altro e così via, richiamando il concetto di Yin e Yang molto caro agli orientali.

 Ha rimarcato che quando una situazione o un progetto ricade nel fallimento, è solo attraverso la riflessione, l’apprendimento e la persistenza che possiamo riportarlo al successo.

E solo attraverso l’innovazione legata a quanto appreso e il consolidamento di questo nuovo sapere che possiamo permettere al successo di durare. Durare, però, solo sino al momento in cui, vi sarà un cambio delle condizioni attuali. Questo cambio ci metterà nelle condizioni di dover mettere da parte il sapere consolidato a favore della sperimentazione.

Sperimentazione che a causa della sua incerta natura, ci porterà inevitabilmente al prossimo fallimento. E via, si ricomincia.

Ci ha raccontato di quanto poco offra il successo in termini di evoluzione personale in quanto pochi di noi in caso di successo hanno voglia di inventasi nulla (squadra che vince non si cambia) o di sperimentare novità.

Invece il fallimento nasconde opportunità, possibilità di apprendimento e di crescita, ci indica una direzione, in poche parole ci fornisce stimoli nuovi e di sicuro interesse.

Occore ovviamente essere preparati: una buona predisposizione mentale, lavorare il più possibile al fine di minimizzare le possibilità di rischio (risk analysis) e massimizzare il valore del fallimento, qualora esso accada, perché è solo agendo su questo valore che possiamo trarne l’insegnamento che permetta il cambiamento necessario per passare al prossimo successo!

Ed infine eccomi qui, un pò “macinato” ma soddisfatto dell’intensa giornata!