L’importanza del team

Se vuoi arrivare primo, corri da solo.
Se vuoi andare lontano, cammina insieme agli altri.
(proverbio del Kenya)

L’importanza del gruppo è risaputa e assodata.
E’ vero, il singolo è agile e risponde velocemente ai cambi di scenario, ma la fragilità dovuta a risorse limitate gli precludono molte delle strade percorribili.

La forza del gruppo deriva dal fatto che questo, nel suo complesso, ha risorse e conoscenze maggiori e, in teoria, nessun obiettivo gli è precluso.

La minore agilità potrebbe però pesare in situazioni che richiedono forte dinamicità.

Il team agile

La teoria agile ci insegna che se un team, comunque contenuto nei numeri, ha le caratteristiche che seguono, riesce ugualmente a fare fronte a situazioni di forti cambiamenti e flessibilità.

Caratteristiche principali di un team agile:

• Orientamento verso l’effettivo valore di business del cliente
• Competenze tecniche professionali elevate dei singoli
• Dimensione ridotta del team
• Auto-disciplina nella risoluzioni di conflitti
• Personalità dei membri orientata alla collaborazione
• Buone capacità di adattamento
• Disponibilità e apertura dei singoli, all’apprendimento

Un buon leader, quindi, deve essere in grado di scegliere le persone giuste e, dal mio punto di vista,  iniziarle alla disciplina agile, creando continui stimoli volti alla comunicazione e condivisione degli obiettivi.

In questo modo sarà per lui possibile puntare a mete difficilmente raggiungibili come singolo, ma più facilmente avvicinabili come gruppo.

Comunicare le responsabilità dei singoli

Altro fattore fondamentale nella gestione del team è la comunicazione.

Questa deve essere immediata, diretta (face-to-face), chiara, semplice (vedi post precedente ‘Comunicazione Agile’).

E’ necessario che ogni membro del team conosca in ogni istante le attività a lui assegnate e le relative responsabilità.

Per ottenere risultati certi è bene fare uso di strumenti di assegnazione delle responsabilità come i seguenti.

Diagrammi gerarchici:

• WBS: identificando il responsabile di ogni WorkPackage della WBS
• OBS: struttura gerarchica organizzata per funzioni, dipartimenti e persone che saranno coinvolte nel progetto
• RBS: struttura gerarchica organizzata per tipologia di risorsa, utile anche per tracciare i costi.

Diagrammi a matrice:

• RAM : usata per illustrare le connessioni tra il lavoro necessario e i membri del Team. Può essere vista come incrocio della WBS e della OBS.
• RACI (vedi post ‘Commitment e responsabilità’): particolare formato di RAM (Responsible, Accountable, Consult and Inform) che mostra anche il grado di  coinvolgimento ai vari livelli.

La delega

Il project manager ha un importante altro strumento per ottenere responsabilità e commitment dai membri del team e che, contemporaneamente, gli permette di “guadagnare” tempo sul progetto: la delega.

La delega è definita come il decentramento temporale di responsabilità senza modificare il ruolo del collaboratore perché è limitata nei contenuti e nel tempo.

Delegare significa quindi assegnare compiti e relative responsabilità ad altre persone, attribuendo loro gli strumenti di cui hanno bisogno per eseguirli, esigendo che rispondano dei risultati conseguiti.

Il processo di delega dovrebbe quindi tenere conto di:

• chi assegna la delega e chi la riceve
• a cosa è circoscritta la delega (contesto)
• quale responsabilità comprende la delega (raggiungimento obiettivi)
• quali gli strumenti forniti al delegato
• come misurare il risultato della delega

Crescita del team

Una volta responsabilizzato e allineato il team, è necessario poi procedere a svilupparne le competenze, sia in termini di technicalities sia di soft skills.

Questo è possibile dedicando l’opportuna attenzione alle seguenti tematiche:

• Fomazione: tutte le attività volte a migliorare le competenze del team.
• Team building: attività volte a migliorare la coesione tra i membri del team.
• Ground rules: stabiliscono regole chiare (ricordate la KISS rule?) per quanto riguarda l’approccio lavorativo dei  membri. Riducono conflitti e incomprensioni.
• Co-location: collocazione fisica dei membri del team nello stesso luogo per migliorare il lavoro di gruppo e favorire la comunicazione e la libera circolazione dell’informazione.
• Riconoscimenti: favorire i premi di tipo win-win (vince il gruppo) rispetto ai win-lose (vince uno e perdono gli altri). Devono essere chiari, espliciti e raggiungibili.

Mettendo in atto quanto sopra, si otterranno principalmente tre grossi vantaggi: miglioramento delle competenze dei singoli, aumento dell’efficacia complessiva del gruppo e sensibile diminuzione del turn-around tra i membri.

E secondo voi? Quanto è importante un team in un progetto?

PNL e Project Management 2^ Puntata

Sono diverse le occasioni in cui, come project manager, potremmo essere chiamati a parlare in pubblico.

Indipendentemente dal numero di persone che ci troveremo di fronte, dovremo essere preparati, efficaci nel modo di comunicare. Perché non farci aiutare da qualche tecnica? Il sistema 4MAT per esempio!

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PNL e Project Management

Siete buoni comunicatori?  Comunicate in maniera efficace?
Come ve la cavate quando dovete negoziare risorse, budget o tempi di progetto?
E quando dovete presentare trend e risultati al management?

Le capacità di un buon comunicatore sono spesso innate: hanno molto a che fare con la sensibilità personale e la percezione di noi stessi e del contesto in cui ci muoviamo.

Fortunatamente la programmazione neuro linguistica ci aiuta ad allenarle: ne gioverà sicuramente il nostro progetto ma trarremo vantaggi anche nella vita di tutti i giorni.

Per essere buoni comunicatori bisogna innanzitutto sentirsi a proprio agio nel contesto in cui ci troviamo, essere ben predisposti e utilizzare un linguaggio e un approccio positivo.

Dobbiamo in ogni momento essere consapevoli del fatto che ognuno di noi ha un proprio modello del mondo derivato dalle sue esperienze, pensieri e propensioni.

Tenerlo in considerazione e adattare il nostro modello di comunicazione è un vantaggio: l’interlocutore sarà automaticamente (inconsciamente) ben disposto ad ascoltarvi dato che parlate la sua “stessa lingua”.

Il modello che ognuno di noi si è creato è possibile riconscerlo da tre fattori: linguaggio, uso della voce, fisiologia.

A tal proposito la PNL descrive quattro principali sistemi rappresentazionali:

• Auditivo
• Visivo
• Cinestetico
• Auditivo Digitale

Sistema Auditivo

La persona che ha questo come modello di riferimento, dà molta importanza ai suoni: li apprezza, li sa riconoscere, spesso le senzazioni e i ricordi sono legati a suoni specifici, riconoscono facilmente i diversi dialetti.

Rimangono ammaliati dal suono delle cose: a loro piace ascoltare musica, parole, racconti; danno molta importanza al suono della voce, al timbro, al volume, al ritmo, alla velocità con cui si susseguono le parole.

Se il nostro interlocutore predilige questo sistema, dobbiamo dare enfasi nei nostri discorsi a parole che richiamino suoni, utilizzare in maniera particolareggiata la voce, accentuare le pause, utilizzare correttamente il timbro della voce per effettuare sottolineature.

Sistema Visivo

Queste persone ragionano per immagini, spesso i loro movimenti mentre parlano sono veloci, repentini, quasi a scatti.

Se fate loro delle domande che implicano un ragionamento spesso li vedrete guardare leggermente in alto, comunicheranno molto velocemente perché le immagini nella loro mente scorrono e loro le devono rincorrere per potervele raccontare.

Quando parliamo con essi dobbiamo prestare attenzione all’utilizzo di parole che evochino immagini, le possiamo descrivere con minuzia e la nostra comunicazione dovrebbe essere incalzante, con un buon ritmo, un tono di voce piuttosto alto, dobbiamo produrre nella loro mente una sequenza di fotogrammi che facilmente interpreteranno e memorizzeranno.

Sistema Cinestetico

Queste persone danno molta importanza alle sensazioni, hanno un rapporto molto intimo con esse e riescono a descriverle in maniera particolareggiata.  A loro piace molto toccare le cose, annusare gli odori, osservare.

Hanno un ritmo della parlata più lento, con un timbro di voce spesso basso e profondo, si sà, le emozioni vengono dalla “pancia” ed è da lì che le devono andare a riprenderle.

Con queste persone comunichiamo con sensazioni, emozioni, metafore particolarmente evocative.

Non occore parlare velocemente e dobbiamo farlo con un ritmo sicuro, ma con voce calma e che contempli pause per dare loro il tempo di “digerire” il messaggio che stiamo comunicando.

Sistema Auditivo Digitale

Queste persone sono molto pratiche.

Ragionano per dati, logica, numeri, processi. Analizzano, comparano e trovano soluzioni.

Vogliono dati oggettivi su cui impiantare ragionamenti per deduzione (proprietà transitiva) che cercano poi di smontare attraverso negazioni o eccezioni.

Valutano razionalmente implicazioni e sono in grado di correlare facilmente le informazioni.

La nostra comunicazione dovrà essere orientata alla concretezza e praticità. Le nostre presentazioni dovranno prediligere grafici, tabelle, comparazioni. Dovremo fornire le motivazioni, dimostrarle attraverso dati e numeri, fornire subito eventuali eccezioni e spiegare come saremo in grado di gestirle.

Li riconoscerete dal fatto che vi staranno ascoltando guardando inensamente voi e i dati che avete sottoposto, tenendo le braccia conserte, oppure con una mano sotto il gomito e l’altra a reggersi il mento, valutando ogni singola parola, ritti sulla spina dorsale.

Ma cosa fare se stiamo parlando a più persone?

Come faccio a capire a quale sistema appartengono?

E anche se riuscissi a riconoscerlo, come potrei parlare loro contemporaneamente in tutti gli stili sopra descritti?

Beh, sicuramente non è semplice.

Certo conoscere la platea a cui ci stiamo rivolgendo è importante. Potremmo per esempio scegliere quali sono gli stakeholder più importanti per la nostra presentazione e utilizzare soprattuto il loro sistema rappresentazionale.

Ma spesso ci troviamo di fronte a persone che non conosciamo cosi a fondo e allora potremmo usare lo schema:

K -> A -> V

Questo schema ci suggerisce di iniziare la nostra presentazione utilizzando il sistema cinestetico, passare all’auditivo e finalmente terminare con il visivo.

Perché?

La prima regola è di non commettere l’errore di partire con il visivo, saremmo troppo veloci, incalzanti, in qualche modo dissonanti per gli altri sistemi, soprattuto il cinestetico.

Partire con quest’ultimo infatti permette di conquistare sin da subito quello più “lento” e in qualche modo più complesso in quanto bisognoso dei propri tempi di reazione.

Una volta conquistata la fiducia di queste persone, saranno quindi ben disposte a seguirci quando cambieremo lo stile in auditivo.

Questo stile fa un uso molto incisivo del senso dell’udito e anche i cinestetici lo apprezzeranno perché spesso le sensazioni sono facilmente associabili ai suoni.

E i visivi?

I visivi saranno abbastanza annoiati. (

Si chiederanno perché siete così lenti ad arrivare alle conclusioni, perché il vostro tono della voce è cosi basso.

E perché mai fate tutte quelle pause?

Ma proprio quando si staranno chiedendo se hanno fatto bene a presenziare al meeting in corso, ecco che voi cambierete ancora registro e comincerete ad incalzare il pubblico.

Il vostro racconto si animerà e comincerete a legare necessità, obiettivi, trend e risultati del progetto, a immagini vivide, capaci di conquistare anche loro, e anche in poco tempo. Ricordate? Loro sono persone veloci!

Ah, un ultima cosa: nel vostro viaggio attraverso i tre sistemi, non dimenticate di fornire anche qualche dato, numero, grafico, descrivete con precisione i processi coinvolti nelle decisioni.

In caso contrario rieschiereste di perdervi per strada gli auditivo-digitali!

Alla prossima e…non cambiate canale, sono in arrivo nuove puntate sull’argomento!

Be good!