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La gestione del tempo

Saper gestire il proprio tempo è fondamentale per qualsiasi manager, ancor di più per chi gestisce progetti. Saperlo fare bene è capacità di pochi e quindi, di riflesso, se impariamo, sarà un grosso vantaggio competitivo!

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Il mondo “tecnologicamente avanzato” che viviamo oggi, ci permette di svolgere, in pochissimo tempo molte attività.

Attività che, sino a qualche tempo fà, oltre ad aver richiesto molto più tempo per essere gestite, ci avrebbero obbligato a spostamenti frequenti da un posto all’altro (con inevitabile conseguente perdita di tempo, appunto).

 Esempi di questo dono dell’ubiquità tecnologica, potrebbero essere: chattare e ricevere email sul telefonino, gestire dal palmare appuntamenti e riunioni, ordinare materiale da internet, effettuare teleconferenze con l’estero e via via continuare, sino ad arrivare alle 18.30, alla spedizione dei fiori, ovviamente via internet, a vostra madre per il suo compleanno.

 

 

Certo, dovremmo fermarci e ragionare ogni tanto, sull’effetto disumanizzante che queste pratiche portano con sé. Non essendo però lo scopo di questo post, lascio ad ognuno di noi, nel suo privato e alla sua personale sensibilità, l’occasione di farlo…..ovviamente tra un’email e l’altra

 I vantaggi che la tecnologia ci offre in tal senso, sono dovuti in primo luogo, alle immense capacità che oggi abbiamo nel ricevere informazioni.

Pensiamo infatti a quanto, negli ultimi anni, sia più semplice ed economico, ottenere informazioni grazie ad internet. Questo ha di fatto permesso la proliferazione delle fonti che erogano informazione e degli strumenti che permettono di fuirne.

 Oggi riusciamo a ricevere email, appuntamenti, leggere eBook, manuali o quotidiani e utilizzare intere applicazioni aziendali, sul palmare, iPad o netbook che sia.

 Sono pochi i posti pubblici dove non è presente una rete wireless e se anche sfortunatamente ci trovassimo in uno di quelli, potremmo sempre attivare una connessione internet sul ns telefonino, grazie alle tante offerte dei vari operatori telefonici.

Insomma, siamo eternamente connessi: ad internet certo, ma ancor di più, alla nostra globalizzata rete di contatti, lavorativi e non.

Ed è proprio a questo punto, che nascono i problemi. L’eccesso di informazioni, non correlate tra loro, derivanti da diverse fonti, aumenta vertiginosamente complessità e entropia della stessa e di conseguenza non siamo nelle condizioni di poterla gestire nel migliore dei modi.

 Quante volte avete terminato la giornata verificando che pur non essendovi fermati un attimo, avete fatto la metà delle cose importanti che avreste realmente dovuto fare?

 

Driiiiiiiinnnn! 

 

Eccolo. Questo è il primo sintomo di un’erratta gestione del tempo (o delle vostre attività, che poi altro non sono che facce della stessa medaglia). 

Il mio personale ispiratore in tal senso è Pareto e più in dettaglio uno dei suoi più famosi principi.

Egli infatti ha dimostrato che per alcuni fenomeni vale la regola 80/20: buona parte degli effetti riscontrabili in un fenomeno (80%), lo si deve a un numero piuttosto ristretto di cause (20%).

Gli esempi si sprecano:

• Qualità: l’80% dei difetti è riconducibile al 20% delle cause.
• Economico: l’80% della ricchezza è detenuta dal 20% della popolazione
• Ambientale: l’80% dell’energia mondiale è consumata dal 20% della popolazione
• Sociale: il 20% delle amicizie che abbiamo ci da l’80% della soddisfazione
• Lavorativo: l’80% delle email vengono spedite al 20% delle persone in rubrica

Ce ne sono di diversi altri, ma riguardo alla gestione del tempo e alle attività quotidiane, come si applica Pareto? 

  

L’80% dei risultati è raggiungibile
grazie al 20% delle attività. 

 

Eccola qui la risposta. Basta fare il 20% delle giuste attività per arrivare ad ottenere l’80% dei risultati che tanto rincorriamo. Ma come fare solo quelle giuste?

Beh, è solo un discorso di priorità.

 

Applichiamolo ad un progetto. 

Innanzitutto, a giornata lavorativa appena cominciata, quando sedrete davanti alla vostra scrivania, dovreste annotare in un foglio di Excel quali sono tutte le attività da svolgere nella giornata stessa. Non è necessario dare alcuna importanza alle stesse, fate un sano brainstorming e buttate giù tutto. 

Aprite il vostro foglio di analisi dei rischi del progetto che state seguendo, cominciate a scorrere la lista dal rischio più importante. Verificate se per ognuno di quei rischi, vi siano delle attività che dovreste/potreste svolgere oggi per gestirlo al meglio. Scrivete quelle attività nel foglio di Excel. 

Aprite il vostro client di posta elettronica, scorrete l’intera lista di email riguardante il vostro progetto, verificatene urgenza, priorità, mittente e sua importanza (avete fatto la stakeholder analysis, vero?). Non rispondete ancora ad alcuna email, semplicemente annotatevi di farlo e scrivete, sempre in Excel, quali attività derivano da esse. 

Aprite il vostro project plan e verificate se vi sono scadenze in vista, attività in ritardo, milestone importanti da gestire. E, ancora, annotate eventuali attività nel vostro foglio. 

Ora alzatevi, si dai alzatevi! Andate dal team (che dovrebbe essere a pochi metri da voi, se state applicando i dettami della disciplina agile) e svolgete lo SCRUM Daily Meeting  facendo le tre domande canoniche ad ogni membro: 

• quali task hai concluso ieri?
• quali task hai intenzione di chiudere oggi?
• quali ostacoli ti si sono presentati?

La risposta a quest’ultima domanda è fondamentale. Ricordate: voi siete la persona deputata a risolvere i problemi e a togliere di mezzo gli ostacoli che via via si presentano. Segnate quanto è emerso dal meeting nel vostro foglio di Excel (ricordate il tempo dedicato a tali meeting, per SCRUM, non può durare più di 15 minuti). 

Ora arriva il momento più importante: dove assegnare la priorità ad ogni elemento presente nella vostra lista. 

Le priorità dovrebbero essere assegnate tenendo sempre in considerazione i quattro vincoli di progetto: tempo, costi, qualità e ambito di progetto (funzionalità e caratteristiche da implementare). 

Queste quattro componenti infatti, mappano indirettamente gli obiettivi che il progetto dovrebbe/deve raggiungere.

Qualsiasi attività presente in lista, la cui errata gestione potrebbe mettere a rischio un’obiettivo di progetto, dovrebbe essere catalogata come prioritaria. 

Fatto questo primo passo, si procede con l’assegnare un indice di priorità (da 1 a 10) e finalmente, grazie all’ordinamento di Excel, scopriremo quali attività dovremmo gestire immediatamente!

La mia esperienza mi ha insegnato che alla fine dell’ordinamento delle attività per priorità, la più importante è sempre, e sottolineo sempre, un’attività rognosa, anzi rognosissima. Della serie: fare un meeting con una persona “difficile”, cercare di interpretare i requirements applicativi a partire da un’email di due righe, abbattere il rischio di  un evento catastrofico che sappiamo essere impossibile evitare.

Beh, mettiamoci il cuore in pace e partiamo sempre e comunque proprio da qui (è proprio questo il segreto!). 

E infine, sapete quella storia del professore che voleva insegnare ai propri allievi come gestire il proprio tempo e le proprie attività con l’esperimento dei sassi, della ghiaia, della sabbia e dell’acqua in un contenitore?

Vi rimando a questi due link (Link 1 e Link2) per la storia, altrimenti sarebbe troppo lunga da scrivere.

 Bene, ora non vi aspetta che identificare le cose veramente importanti da fare (il 20% di Pareto o i sassi dell’esempio), per ottenere l’80% dei risultati!

bye-bye

Project Management Information System (3^ Parte)

Questo è l’ultimo posto riguardo a come implementare un sistema informativo in azienda, in grado di supportare le attività di project management, attraverso SharePoint Services 3.0.

Oggi scrivo degli ultimi strumenti disponibili, citerò alcuni template “gratuiti” che la piattaforma fornisce e che potrebbero tornare utili in caso di “progetto”.

Per chi avesse perso i post precedenti ecco i link: 1^ puntata, 2^ puntata.

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Nei precedenti post ho scritto di come sia possibile fare uso di SharePoint, per governare buona parte delle necessità che si presentano quando si affronta un progetto. SharePoint 3.0 è un buon prodotto, con qualche limitazione strutturale, certo, ma migliorato sensibilmente nella sua versione 2010.

Il suo grosso vantaggio, dal mio punto di vista, sta nel fatto che è possibile implementarlo e personalizzarlo con pochissimo sforzo al fine di gestire buona parte delle tematiche che un team di progetto si trova a gestire giornalmente.

Nei precedenti post ho scritto di come sia possibile governare utenti, documenti, log, meeting, decisioni, task, lesson learned, knowledge base, tracking e gantt.

Workflow

Alcune questioni, spesso correlate a documenti di progetto, necessitano una supervisione e spesso un passaggio decisionale formale.

A questo scopo ci viene in aiuto un workflow: un flusso sequenziale e predefinito di operazioni da svolgere, a carico di precisi utenti, con precise responsabilità.

 

SharePoint permette la creazione di workflow (SharePoint Designer 2007), di usarne di predefinti (Three States Workflow per la versione Services 3.0) associandoli a qualsiasi libreria o lista.

Quando userei un workflow in un progetto? Vediamo….cosa ne dite del governo delle change requests?

Si, lo so, lo so, la cosa è un pò troppo “istituzionale” e poco agile…in alcuni casi però, potrebbe essere necessaria.

Le change requests, infatti, prima di essere implementate a seguito della sua “immissione” nel ciclo di sviluppo ed esecuzione del progetto, devono essere approvate, in maniera ufficiale e magari anche da più persone.

Questo è ancor più vero in progetti di grosse dimensioni: esiste in quei casi, addirittura un board o comitato, deputato a prendere decisioni in tal senso.

La definizione di un worklow, associato alla libreria “change requests” o alla lista “decisions”, farebbe al caso nostro!

Importazione dati dall’esterno

Quante volte avreste voluto usare nei vostri documenti, task o attività, dati proveninenti da altre fonti (database, elenchi, fogli excel)?

SharePoint ve lo permette, mettendovi a disposizione uno strumento e una lista specifici in grado di importare spreadsheet. Inoltre, tramite integrazioni molto forti con Access ed Excel, è piuttosto semplice nutrire il vostro ambiente progettuale con dati esterni provenienti da quegli applicativi.

Integrazione con Office

Come appena detto, i prodotti della famiglia Office si integrano ottimamente con SharePoint (preferibili la versione 2007 o, ancora meglio, 2010).

Un esempio? Da Word sarete in grado di pubblicare direttamente il documento che avete appena creato, attraverso la funzione Publish. Se poi, alla libreria in cui state pubblicando il documento avrete associato degli attributi, questi vi verranno richiesti proprio in quel momento, obbligando l’inserimento per almeno quei campi che avete definito obbligatori.

Tali attributi oltre a caratterizzare il singolo documento, vi aiuteranno a posteriori, nella ricerca e nel riconoscimento dello stesso senza obbligarvi ogni volta a riaprirlo.

Dati offline

Se appartenete alla categoria dei veri project manager, vi capiterà certamente di dover lavorare ai documenti di progetto anche remotamente (a casa, dal cliente, in aereo, ecc.).

Attraverso l’applicazione software gratuita Groove 2007, sarete in grado di farlo, definendo quali contenuti dovranno essere disponibili off-line, lasciando all’applicazione l’onere di sincronizzarli alla prossima connessione con la rete.

Anche Outlook vi permetterà di lavorare da remoto e scollegati dalla rete sui seguenti elementi:

• calendari
• task
• discussioni
• librerie di documenti

Designer 2007

Questo strumento, anch’esso gratutito, vi permetterà di lavorare con il sito di SharePoint che avrete creato, personalizzandone l’aspetto, le liste, le librerie, creando connessioni a fonti dati esterne, creando web part o progettando workflow.

Non siete ancora convinti?

Sappiate, allora, che i signori di Redmond (M$) vi mettono a disposizione una serie di template applicativi belli e pronti (chiamati fabulous 40), specializzati nel risolvere processi ben definiti e che potrebbero tornare utili nei vostri progetti. Ecco il nome di alcuni:

• Team Work Site
• Room and Equipment Reservations
• Project Tracking Workspace
• IT Team Workspace
• Knowledge Base
• Timecard Management
• Project Tracking Workspace

Lascio a voi gli approfondimenti del caso

Project Management Information System (2^ Parte)

Cosa può fare SharePoint per il vostro progetto? Ve lo dico io!

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Nel precedente post, ho cercato di circoscrivere le attività, i dati, le informazioni che ci troviamo a dover governare quando approcciamo ad un progetto.

Avevo indicato quali, dal mio punto di vista, dovrebbero essere i requisiti minimi del sistema informatico che ci dovrebbe supportare e avevo cominciato a descrivere come SharePoint ci aiuta a gestire i documenti e i log.

Oggi toccheremo queste altre aree: communications, knowledge, tracking.

Communications

La comunicazione, come sappiamo, è una necessità primaria che fà da collante al progetto e alla sua gestione; questa, fortunatamente, è ben gestita in SharePoint.

Partiamo col dire una cosa ovvia: il sistema sfrutta i servizi SMTP e permette la spedizione automatica di email.

Meetings

Una delle cose che vi capita spesso di fare in quanto project manager, è di organizzare e partecipare a meeting.

SharePoint vi permetterà di creare un ambiente dedicato (meeting workspace) che vi aiuterà ad invitare le persone, condividere il calendario, creare l’agenda, rendere disponibili documenti addizionali, sino ad arrivare alla compilazione di note riguardanti il meeting e eventuali decisioni prese.

Discussions and Announcements

Lo scambio di idee è importante e deve essere favorito; sta ovviamente alle singole persone utilizzare al meglio tale opportunità evitando di ingenerare entropia e inefficienza.

La piattaforma mette a disposizione alcune liste dedicate allo scopo:

• Annunci e decisioni: possono essere mostrati nella home page del sito, o in pagine dedicate. Danno notizia di eventi, decisioni; annunciano insomma scelte, soluzioni, orientamenti, regole.
• Forum di discussione: permette ai membri del team di iniziare un thread o argomento sul quale raccogliere idee e pareri.
• Questionari: è necessario raccogliere il parere di tutti gli stakeholder coinvolti? Volete capire l’orientamento in merito a caratteristiche particolari del prodotto o a sue funzionalità? State conducendo un progetto importante, complesso, duraturo, con molte persone coinvolte e volete percepire il clima che si è instaurato?

Keep Informed

Se in azienda utilizzate Outlook come client di posta elettronica, avrete la possibilità di sfruttare tutte le sue capacità di integrazione con la piattaforma.

Quando fissiamo una data per un meeting o una scadenza, il sistema permette, per esempio, di esportare quell’evento come file ICS, che va automaticamente ad aggiungersi al vostro calendario.

I task a voi assegnati se sincronizzati con outlook, li troverete automaticamente nella relativa sezione dei task.

Liste e librerie possono essere configurate per supportare il servizio RSS. Questo permette ad outlook o ad un qualsiasi browser, di scaricare in automatico eventuali aggiornamenti, senza l’obbligo di connettervi alla piattaforma.

Knwoledge Management

Il PMBOK nomina infinite volte le parole Lessons Learned, indicando con esse l’esperienza fatta sul progetto e gli insegnamenti tratti.

Questa esperienza racchiusa sotto forma di file, documento cartaceo, database, racchiude informazioni importanti del progetto in corso o in fase di chiusura: collezionarle in maniera strutturata vi permetterà di fissarle e storicizzarle, al fine di poterle riutilizzare nei processi decisionali di futuri progetti.

SharePoint ci viene in aiuto attraverso due liste particolari: WiKi e Blog.

Wiki permette la cristallizzazione del know-how attraverso la formula Domanda/Risposta (es. FAQ).

Il blog permette alle persone di condividere conoscenza e esperienza con gli altri stakeholders di progetto.

Tracking

Ma torniamo al PMBOK, alle parole più citate e a quelle che anche io, durante i miei corsi, sottolineo più spesso: Monitoring and Controlling.

Come facciamo a sapere se il nostro progetto, procede sulla strada che abbiamo delineato in fase di analisi? Come comprendiamo se siamo in linea con le baseline tempi/costi fissate?

Vi dice niente l’analisi Earned Value?

Beh, questa tecnica si basa principalmente sulla raccolta di due dati essenziali per le attività di progetto:

1. Risorse tempo e costo ”bruciate” sino ad oggi
2. Percentuale di completamento dell’attività rispetto al suo complessivo

Attraverso questi due dati, saremo in grado di stimare le performance del progetto attuale (rispetto allo schedule e rispetto ai costi) e permettere analisi di tipo previsionale (stime a finire).

SharePoint mette a disposizione altre due liste dedicate: Track  Assignment e % of Completion.

Gantt

Ho aperto il post precedente dicendo che il Gantt non è tutto quando si fa project management e questo è vero: però non possiamo mica dimenticarcelo!

SharePoint mette a disposizione la lista Project Task, la cui vista di default (in formato grafico) è, guardacaso, proprio un Gantt (cool!).

Devo ammettere però, che questo strumento non è proprio il massimo in termini di facilità d’uso e immediatezza.

Potreste affidarvi, allora, ad un qualsiasi prodotto web o windows desktop, free o opensource (ce ne sono diversi in rete), compilare il vostro Gantt e fare l’upload della sua esportazione in formato pdf, immagine o, ancora meglio, M$ project, nella libreria documenti di progetto!

Per oggi termino qui…devo andare a correre

Nel prossimo post, concludererò il tema, con gli ultimi accorgimenti che SharePoint ci mette a disposizione per gestire al meglio i processi decisionali, l’integrazione con Office, l’importazione di dati esterni, lavorare offline con i nostri dati!

Project Management Information System

Gestire progetti significa, innanzitutto, avere a che fare con documenti, comunicazioni, elenchi, dati di ogni genere e tipo da organizzare, mettere in relazione, categorizzare.

Esistono in commercio diverse soluzioni professionali (Microsoft Project Server, Primavera Projec Planner, ecc.) e ce ne sono anche in versione opensource (OpenProj, GanttProject, Project.net, ecc.). Alcuni fanno il minimo indispensabile (WBS, Gantt) altri possiedono funzionalità estese (activity tracking, documents repository, ecc.).

Come fare per avere un project management inforamtion system, facilmente accessibile, centralizzato, ben strutturato e, possibilmente, a costi ridotti?

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Per fare project management non basta fare un Gantt, si sa.

Un progetto mette in moto una mole di dati non indifferente, quale che sia la sua dimensione.  Dati eterogenei generati da fonti diverse e attraverso prodotti diversi, che devono essere trattabili con altri strumenti e in alcuni casi, attivare funzionalità o servizi dedicati.

Tali dati devono poi essere condivisi, facilmente accessibili, caratterizzati con informazioni aggiuntive quali per esempio la categoria, la priorità, gli status, ecc.

Frequentemente su tali dati o documenti, si devono innnestare flussi di approvazione tra i diversi stakeholders coinvolti. Lo scambio di informazioni, le email e le notifiche automatiche, completano le necessità di qualsiasi team.

Qualora il budget a nostra disposizione per tale scopo fosse corposo, potremmo semplicemente dedicarci alla scelta del tool commerciale più idoneo.

Se fossimo invece una software house, potremmo svilupparne uno perfettamente aderente alle nostre necessità (in Diesys abbiamo optato per questa scelta: Project Guard).

In tutti gli altri casi, dovremmo cercare di trovare soluzioni alternative.

Cerchiamo di inquadrare quali caratteristiche di base dovrebbe avere il nostro sistema.

Dovrebbe essere un sistema web-based accessibile tramite un internet browser, scelta che permette di evitare inutili installazioni sui computer locali. Accessibile sia internamente (intranet) sia esternamente all’azienda (internet/extranet), attraverso un sistema di accessi e permessi basato sugli utenti configurati.

Dovrebbe centralizzare tutti i dati all’interno di un database server, sul quale configurare politiche certe e affidabili di backup.

Dovrebbe essere in grado di gestire documenti, elenchi, meeting, calendari, spedire email, essere avvertiti in automatico in caso di scadenze, disporre di strumenti che permettano lo scambio di idee e di know-how.

Esiste un tool a basso costo, in grado di fare tutto questo?

Io un’idea ce l’avrei…si chiama SharePoint.

SharePoint è una piattaforma che permette, con sforzi accettabili, buone possibilità di personalizzazione e adattamento.

Oggi è disponibile nella versione 2010 che però richiede hardware particolare (64bit). La versione 2007, invece, è molto più abbordabile e, nonostante qualche limite, assolve pienamente alle nostre esigenze.

La versione di cui parlo è Windows SharePoint Services 3.0, installabile su qualsiasi Windows Server 2003:

• Windows Server 2003, Standard Edition
• Windows Server 2003, Enterprise Edition
• Windows Server 2003, Datacenter Edition
• Windows Server 2003, Web Edition  (esiste una limitazione rispetto al database supportato)

Ecco il vostro costo.

Però, un windows server in azienda ce lo avrete, no? Si? Bene, questo di fatto annulla il vostro costo.

I costi che andrete a conteggiare, saranno solo quelli di chi installerà e personalizzerà SharePoint.

 

Nella mind map sopra riportata, ho riassunto le principali necessità “informatiche” che il nostro sistema dovrà supportare, per permetterci di governare al meglio il nostro progetto.

Utenti

La piattaforma essendo integrata in Windows Server, permette lo sfruttamento degli utenti e gruppi creati su active directory o sulla macchina locale.

Sono previste cinque diverse tipologie di permessi: limited, read, contribute, design, full control, assegnabili in maniera granulare partendo dall’intero site e terminando sino al singolo item.

Documents

Ne riporto solo alcuni in quella mappa, ma come sapete i documenti di progetto sono molteplici.

SharePoint permette la creazione di librerie (documenti, immagini, ecc.) sulle quali possiamo definire proprietà o attributi specifici, associabili all’atto dell’upload o della pubblicazione, che permettano di caratterizzare il singolo documento e di aiutarci nelle ricerche. Queste librerie possono essere filtrate e dar luogo a viste che focalizzino l’attenzione, per esempio, solo sui documenti analitici o le meeting minutes.

Non mi dilungo su caratteristiche tecniche quali per esempio l’associazione di indici, la creazione di campi calcolati, la ricerca full-text.

Una citazione particolare la vorrei dedicare ai dati risultanti dalle seguenti sessioni analitiche: gathering requirements, stakeholder analysis e risk analysis. Oltre a consigliarvi di farle sempre, quelle tre analisi danno luogo a elenchi di righe omogenee, solitamente realizzate attraverso elenchi in excel.

SharePoint, allo scopo, ci mette a disposizione l’elemento lista: sequenza di campi (stile colonne di excel o di access), in cui inserire informazioni, che possono poi essere modificate, ricercate, ordinate, filtrate, organizzate e che possono essere riferite da altre entità presenti nel sistema.

LOGs

I log sono strumenti importantissimi che permettono di tenere traccia di informazioni importanti, sulle quali attivare task, reminder ed essere assegnati a membri del team.

Nella mappa ho citato i più importanti, anch’essi realizzabili nel sistema attraverso le liste:

• Assumptions and Constraints
• Issues
• Decisions
• Change Request

Per oggi termino qui. Nel prossimo post vi parlerò di come SharePoint vi permetterà di gestire le comunicazioni (meeting, decisioni, messaggistica), knowledge-base, tracking e workflow.

Stay tuned!