Posts tagged: agile team

Speaking at PMI-Rome “Agile Project Management in Action!” seminar

Friday the 12th of April, I’m giving a talk at “Agile Project Management in Action!” seminar, organized by PMI-Rome.

Besides me also participate great speakers from inspearit Italy, HP, TenStep and Ericsson; the seminar will be hosted by: Università degli Studi Roma Tre,  Facoltà di Economia “Federico Caffè”,  Via Silvio D’amico, 77 Roma.

 

 

This is the link to the registration page and this is the link to the detailed programme.

See you there!

:)

 

 

Agile seminar at LUISS Business School in Rome

Thursday, the 28th of February I was one of the five speakers of am agile seminar organized by the LUISS Business School of Rome.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

It was really a pleasure to participate: the organization was practically perfect and participation was high, I gave a speech about the agile teams and how they behave when running Scrum.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

This is the link to my slides on slideshare.

 

 

 

 

 

 

 

Speaking at Better Software Conference

Thursday the 27th, I’m giving a talk at the Better Software conference in Florence.

I’m really happy to be one of the speakers of the Better Software Conference and eager to participate. Lots of interesting talks, given by excellent speakers belonging to the italian agile panorama.

This is the link to the program page of of the two-days conference.

My talk is about talent, passion and excellence within agile teams: here it is the abstract.

I also got interviewed, as the other speakers as well, and this is the link.

So, see you there guys! :)

PMI-NIC Pecha Kucha Event

Thursday June the 28th, the PMI-NIC organized an event in the pecha kucha format, where six talks have been presented, one was mine. The format requires the speaker to present no more and no less than twenty slides, which are temporized: 20 seconds each.

A challenge because you must explain the message in a concise way, getting rid of any superfluous message (entropy) and going straight to the heart of what you want to communicate for each slide.

Here below a short description of such a format of presenting.

PechaKucha Night was devised in Tokyo in February 2003 as an event for young designers to meet, network, and show their work in public. It has turned into a massive celebration, with events happening in hundreds of cities around the world, inspiring creatives worldwide. Drawing its name from the Japanese term for the sound of “chit chat”, it rests on a presentation format that is based on a simple idea: 20 images x 20 seconds. It’s a format that makes presentations concise, and keeps things moving at a rapid pace.

 

Before we started the presentations, we had an interesting agile game called ‘The Marshmallow Challenge’ an intersting and fun game about evolutionary design that invite the team to collaboration, innovation and creativity.

 

It was really cool!

 

Then it was the time of the talks. Mine was about one of my favourite topics: talent!

The title is Talent, passion and excellence in agile teams and it is downloadable from the PMI-NIC website.

It’s 13Mb so be patient :)

 

 

Driving team talent, through passion, achieving excellence

Are you driving your team toward excellence?

When speaking of talent, tendency is to think of it as a supreme gift: either you have it or not, you can’t build or develop it, it’s out of your sphere of influence.
The definition of talent in recent years has drastically and completely changed the perspective on how talent is perceived and thought: it can be defined as a set of mindsets, approaches, sensitivity, recurring behavioral filters and patterns every individual possesses, which can be furthermore trained and developed.
Have you ever had to perform an activity or a task that you initially thought particularly difficult and in the end it turned out to be less complicated than expected? Or again, talking with a friend of yours, did it ever happen that she ask how you have been able to do it so well and quickly?

Those are clear signs that, to perform that task attaining such a great results, you fielded some of your talents.
The good news is that the more you are going to train those capabilities, the easier and more natural you will be able to transform them in exceptional performances.

Most professional athletes, speaking on how they were been able to develop their talents, they cite three important factors: having discovered early about their talents (intuition), having trained it a lot and with continuity (perseverance), having been stubborn in believing in yourself (trust and faith).

One trick would seem to match talent with passion, actually, being two faces of the same coin: this factor, on its own, allow everyone to persist during strenuous training sessions, without feeling too much fatigued, giving free rein to an inner necessity.
Thus, achieving the fluency that the Tai Chi practitioners indicate to be the ‘Ri’ stage in the ‘Shu-Ha-Ri’ learning process, where there is no anymore the necessity to give names to the techniques learned, these ones are now used and executed naturally because they already are in the muscle-memory.

Talents are always looking for new challenges, anything else, earlier, would fail them into boredom.
Facing challenges allow them to learn and improve and refine their abilities, in a never ending cycle of continuous process improvement (do you remember the Deming’s PDCA Cycle or even the Kaizen practice from Masaaki Imai?)
People like these are the ones every leader would have on board in their teams. This is even more important when managing projects with high complexity, high specialization, multifaceted systems and technology: projects like these necessitate outstanding skills to be effectively managed.

This is what the authors of the agile manifesto intended when they wrote the values and principles of that document.

They stressed the necessity to value individuals and their interactions, to build project around motivated people, not the other way round, furthermore they described the urgency in pursuing continuously the technical excellence and that the best architectures, requirements, and designs emerge from self-organizing teams.

This is what Peter Druker wanted to tell us with the statement:

People should perform tasks according to their strengths.

Do not waste time trying to get them better with their weaknesses
This is the reason why leaders should discover as soon as possible, their collaborators’ talent helping them to nurture it, transforming those people from good worker to excellent performers.
This last should be a fundamental rule in every agile team.

L’importanza del team

Se vuoi arrivare primo, corri da solo.
Se vuoi andare lontano, cammina insieme agli altri.
(proverbio del Kenya)

 

L’importanza del gruppo è risaputa e assodata.
E’ vero, il singolo è agile e risponde velocemente ai cambi di scenario, ma la fragilità dovuta a risorse limitate gli precludono molte delle strade percorribili.

La forza del gruppo deriva dal fatto che questo, nel suo complesso, ha risorse e conoscenze maggiori e, in teoria, nessun obiettivo gli è precluso.

 

La minore agilità potrebbe però pesare in situazioni che richiedono forte dinamicità.

Il team agile

La teoria agile ci insegna che se un team, comunque contenuto nei numeri, ha le caratteristiche che seguono, riesce ugualmente a fare fronte a situazioni di forti cambiamenti e flessibilità.

Caratteristiche principali di un team agile:

  • Orientamento verso l’effettivo valore di business del cliente
  • Competenze tecniche professionali elevate dei singoli
  • Dimensione ridotta del team
  • Auto-disciplina nella risoluzioni di conflitti
  • Personalità dei membri orientata alla collaborazione
  • Buone capacità di adattamento
  • Disponibilità e apertura dei singoli, all’apprendimento

Un buon leader, quindi, deve essere in grado di scegliere le persone giuste e, dal mio punto di vista,  iniziarle alla disciplina agile, creando continui stimoli volti alla comunicazione e condivisione degli obiettivi.

In questo modo sarà per lui possibile puntare a mete difficilmente raggiungibili come singolo, ma più facilmente avvicinabili come gruppo.

Comunicare le responsabilità dei singoli

Altro fattore fondamentale nella gestione del team è la comunicazione.

Questa deve essere immediata, diretta (face-to-face), chiara, semplice (vedi post precedente ‘Comunicazione Agile’).

E’ necessario che ogni membro del team conosca in ogni istante le attività a lui assegnate e le relative responsabilità.

Per ottenere risultati certi è bene fare uso di strumenti di assegnazione delle responsabilità come i seguenti.

Diagrammi gerarchici:

  • WBS: identificando il responsabile di ogni WorkPackage della WBS
  • OBS: struttura gerarchica organizzata per funzioni, dipartimenti e persone che saranno coinvolte nel progetto
  • RBS: struttura gerarchica organizzata per tipologia di risorsa, utile anche per tracciare i costi.

Diagrammi a matrice:

  • RAM : usata per illustrare le connessioni tra il lavoro necessario e i membri del Team. Può essere vista come incrocio della WBS e della OBS.
  • RACI (vedi post ‘Commitment e responsabilità’): particolare formato di RAM (Responsible, Accountable, Consult and Inform) che mostra anche il grado di  coinvolgimento ai vari livelli.

La delega

Il project manager ha un importante altro strumento per ottenere responsabilità e commitment dai membri del team e che, contemporaneamente, gli permette di “guadagnare” tempo sul progetto: la delega.

La delega è definita come il decentramento temporale di responsabilità senza modificare il ruolo del collaboratore perché è limitata nei contenuti e nel tempo.

Delegare significa quindi assegnare compiti e relative responsabilità ad altre persone, attribuendo loro gli strumenti di cui hanno bisogno per eseguirli, esigendo che rispondano dei risultati conseguiti.

Il processo di delega dovrebbe quindi tenere conto di:

  • chi assegna la delega e chi la riceve
  • a cosa è circoscritta la delega (contesto)
  • quale responsabilità comprende la delega (raggiungimento obiettivi)
  • quali gli strumenti forniti al delegato
  • come misurare il risultato della delega

Crescita del team

Una volta responsabilizzato e allineato il team, è necessario poi procedere a svilupparne le competenze, sia in termini di technicalities sia di soft skills.

Questo è possibile dedicando l’opportuna attenzione alle seguenti tematiche:

  • Fomazione: tutte le attività volte a migliorare le competenze del team.
  • Team building: attività volte a migliorare la coesione tra i membri del team.
  • Ground rules: stabiliscono regole chiare (ricordate la KISS rule?) per quanto riguarda l’approccio lavorativo dei  membri. Riducono conflitti e incomprensioni.
  • Co-location: collocazione fisica dei membri del team nello stesso luogo per migliorare il lavoro di gruppo e favorire la comunicazione e la libera circolazione dell’informazione.
  • Riconoscimenti: favorire i premi di tipo win-win (vince il gruppo) rispetto ai win-lose (vince uno e perdono gli altri). Devono essere chiari, espliciti e raggiungibili.

Mettendo in atto quanto sopra, si otterranno principalmente tre grossi vantaggi: miglioramento delle competenze dei singoli, aumento dell’efficacia complessiva del gruppo e sensibile diminuzione del turn-around tra i membri.

E secondo voi? Quanto è importante un team in un progetto?

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