La mappa del tesoro

A cosa servono le mappe mentali?
Beh, lo strumento è potente ed offre notevoli vantaggi sin dai primi utilizzi e anche se non conosciamo completamente la corretta modalità di creazione (ma esiste una modalità corretta? I really don’t know).

 In questo post vi racconto come le uso io!

Le mappe mentali sono diagrammi che partendo da un tema centrale, presentano diramazioni successive che rappresentano la scomposizione del tema per categorie, sotto-processi, aree o nodi.

Da ogni diramazione poi possono partire ulteriori rami che specificano ulteriormente la tematica, scomponendola sino al grado necessario.

Le singole voci, nodi o ramificazioni possono fare uso sia di testo sia di grafica, quest’ultima importantissma perchè favorisce la memorizzazione visiva dei concetti. Immagini e odori sono infatti per il cervello stimoli che facilitano, e non poco, la storicizzazione delle informazioni.

Ecco quindi il giusto strumento per approcciare in maniera pragmatica ai problemi, permettendo al nostro cervello un uso efficace delle informazioni. Cosa cercate di meglio di uno strumento che sia in grado di aiutarvi a migliorare creatività, pianificazione, intuizione, memorizzazione, e organizzazione?

Devo ammettere che fino a pochi mesi fà, non usavo le mappe.

Gli appunti ai meeting, le annotazioni analitiche di un progetto, gli stati di avanzamento lavori, erano catturati attraverso il “fidato” notepad, suddividendo il foglio per categorie in cui andavo ad incasellare i vari argomenti, considerazioni e postille.

Poi un giorno ho avuto a che fare con un bando di gara regionale da analizzare, capire e interpretare e il mio notepad, intimidito dalla miriade di informazioni appartenenti, tra l’altro, a categorie semantiche diverse, ha gettato la spugna.

A quel punto, munito di matita e foglio di carta, ho realizzato la mia prima vera mappa mentale.

La mia prima vera mappa

Lo so, non è proprio un bel vedere.

Vi assicuro però che quella mappa, mi ha aiutato moltissimo ad organizzare le informazioni del bando di gara (che come qualsiasi documento statale è affetto da burocratese acuto e cronico) e mi ha permesso di avere una chiara definizione dei dati più importanti da riportare alle riunioni che si sono successivamente tenute in merito.

Una cosa che ho notato sin dal primo utilizzo, è che quando mi capitava di pensare ad uno degli appunti presi in quella mappa, ancora prima del testo, il mio cervello recuperava l’immagine della mappa, si posizionava sull’area interessata che spesso rappresentava l’argomento e poi con sufficiente facilità, recuperava l’informazione.

Come la uso?

Oggi per esempio ho lavorato quasi tutto il giorno allo start-up di un progetto.

Sapete, uno di quei progetti partiti mesi addietro stoppato e riavviato a più riprese perchè nel giro di due mesi il committente ha rivisto  sostanzialmente le specifiche e i requirements con tre revisioni incrementali dell’analisi, diversi meeting e documentazione di processo completamente rivista.

Oggi quindi ho dovuto fare una review sostanziale di tutta la documentazione, fissare i requirements ancora validi, congelarli e partire con una prima progettazione del database. Se non avessi fatto uso di una mappa mentale la cosa sarebbe stata davvero ardua.

Ho scomposto gli argomenti, e di conseguenza i problemi, in sotto-argomenti, ho utilizzato bandierine, smile, icone che segnalassero rischi, priorità, assegnazioni, segnalazioni. Ho relazionato tra loro attività appartenenti a diverse categorie, ma collegate per genere, analogia o similitudine.

Infine i rami e le attività appartenenti nella categoria WBS le ho denotate come task, con tanto di data di inizio, fine prevista e risorsa associata e le ho esportate direttamente in M$ Project.

Le restanti parti sono state esportate in un documento di word, formattato per paragrafi, che diverrà la struttura della mia macro-analisi.

La parte inerenti gli obiettivi da raggiungere e i benefici attesi, verranno esportati come presentazione di powerpoint, pronta per essere presentata al management.

 A cosa può servire quindi una mappa mentale?

• Riassumere informazioni
• Consolidare le informazioni per argomenti o categorie
• Scomporre tematiche complesse
• Aiutare nel processo di memorizzazione
• Facilitare il processo creativo
• Essere strumento propedeutico al problem-solving

…. serve altro per convincervi?

Il project manager creativo

Martedì scorso ho partecipato ad un seminario sull‘intelligenza creativita.
Ero particolarmente interessato in quanto non mi sono mai ritenuto una persona particolarmente creativa e mi piaceva l’idea di mettermi alla prova in quel campo.

Solitamente quando pensiamo ad un “creativo” ci viene subito in mente una persona con strani capelli colorati, tenuti in piedi da spessi strati di gel e che ami vestire in modo appunto creativo, con strani accostamenti cromatici, o pantaloni strappati nei punti più impensabili.
Poi lo vediamo all’opera, magari nella creazione di strane pubblicità o alle prese con immagini e composizioni grafiche rocambolesche e, ahimé, è proprio lì che il nostro senso di inferiorità esplode in tutta la sua potenza e l’unica nostra consolazione è rinchiuderci in frasi del tipo: “Beh, ma un project manager non è necessario sia un creativo!”.

Niente di più sbagliato: un project manager deve essere creativo!
Partiamo da alcune definizioni che ci suggerisce Irene Bursese, docente del corso.

• Creare, è realizzare qualcosa di nuovo ed utile, partendo da elementi pre-esistenti.
• Creatività è l’attitudine a fare del nuovo-utile.

 Prendiamo poi in prestito la definizione di progetto dal PMBOK: il progetto è uno sforzo temporaneo che utilizza risorse, intrapreso allo scopo di creare un prodotto, servizio o risultato unici.

Di conseguenza, la creazione di un risultato nuovo e utile, attraverso elementi già esistenti come le risorse, porta noi project manager a far parte della categoria dei creativi!

Questo è ancor più vero se pensate alle differenti tecniche di creatività come il brainstorming e il lateral thinking  che lo stesso PMBOK cita quando parla dello scope definition, quality planning, risk identifying; tecniche che permettono di lasciare libertà alle idee per la ricerca di soluzioni, alternative, migliorie.

Creatività che poi deve essere, per forza di cose, incanalata e concretizzata.
Allo scopo, per esempio, ci vengono in aiuto le famigerate mappe mentali  che permettono di organizzarle e categorizzarle in nodi, rami, e foglie e che spesso sono il punto di partenza per la creazione di WBS di prodotto o progetto e dei conseguenti reticoli delle attività.

Tutto questo mi porta a pensare che creatività e organizzazione, fantasia e concretezza, genialità e metodo siano, tutto sommato, facce della stessa medaglia: l’una non esisterebbe senza l’altra.