A crowded agile event (PMI-Rome)

It was a good day in Rome the 12th.

Many people really interested in agile and most of them known a little about it. Thanks to the PMI-Rome for the well organized event.

See here a short report of the event: “Grande successo per la giornata su Agile Project Management“.

And here below the presentation I held.

#Agilmente PMI-NIC Conference Reflections

May the 11th I participated to the #Agilmente conference organized by the PMI NIC in Portonovo (a wonderful place at the mediterranean sea), in collaboration with club ti Marche (@clubtimarche) and Controller Associati Ancona.

In that occasion I had also the pleasure to give a talk named “Agile project management: a trade-off between pro-activity and re-activity“.

The key point of that talk was to demonstrate how agile can correctly balance a proactive approach (planning) with a reactive one (respond to changes and events). Many practices, rules and methodologies, actually, in the agile methodologies encapsulate both the attitudes: one nurtures the other and viceversa in a never-ending process and this characteristic helps to fill the gap between the two approach.

Indeed, the traditional project management approach tried already to fill that gap, prescribing, for example, techniques like the “rolling-wave-planning” that aims to have a great analytical detail, mainly of what is going to be developed in the short time period, leaving, instead, in a less fine analytical grain, what will be developed in the future (remember, the future is unpredictable).

And again, another prescription of the traditional discipline is to frequently monitor and control the project in order to tackle any unplanned variation, but unfortunately what is missing, is a smart and lightweight method to manage such variations or changes. Infact any changes, however, must be tracked, documented, estimated, passed to specific person, board or dedicated committee for large projects, in charge to take decisions about that and finally planned for future implementation.

This, doesn’t allow to respond quickly and faster, making it impossible to satisfy the new needs of the clients (giving to her a real advantage).

Other interesting talks were about agile contracts and how much important is to strictly collaborate with the client (delivered by @MicheleLuconi) and how to evolve ourselves and the relative organizations, embracing agile and lean methodologies (deliverd by @mgaewsj, see picture below).

It was also interesting, the presentation held by the president of the associated controllers . This category of professionals, has mainly to do with figures, numbers and reports, but even in this case the presenter, stressed the importance of communication, waste avoidance, collaboration with the customer trying to deliver the real value he wants, even if, in the end, it could be intended as cold figures, numbers and reports.

Being an active actor of that conference, was a real pleasure.

Thanks to all the organizators.

Reflections about the PMI-ACP Certification

Yesterday, I sustained the exam to attain the PMI-ACP (PMI Agile Certified Practitioner) certification and fortunately I obtained it.

Compared to the PMP (PMI Project Management Professional) exam, it’s obviously easier, because the scope of the agile “discipline” of project management is smaller that the traditional one.

Well, first of all you should start from the official PMI certification page: PMI® Agile Certified Practitioner (PMI-ACPsm) in order to gather all the information regarding the certification, the exam and the requirements in terms of knowledge you should acquire.

You must answers to 120 questions (20 of them are not judged because they are experimental and treated as a survey).
When the exam starts, you have 3 hours to complete it (that is a long time, in my opinion).

I would start this post with some personal suggestions:

• make the exam simulation in order to practice with the buttons and the way you can review the questions marked
• even if you encounter questions that you are not sure about, choose the same an answer and mark it in order to review when finished. This because if you even run out of time, you will have 25% of probabilty to have choosen the right answer
• before you start the exam, drink a coffé or a glass of water, eat a snak (fruit is better!) and, why not, go to the rest room. These, in order to have all the three hours available without interruptions and energy enough to avoid the concentration goes down

The questions were mainly relating to : scrum, xp, lean.
SCRUM, played a primary role: most of the questions I encountered were about roles, meetings, information radiators and rules of SCRUM.
Some questions were about XP: the roles, the practices (TDD, refactoring, pair programming, etc).
Some other regarded lean: lean portfolio management, the value stream mapping technique, the lean principles.
Then, I found some questions about story points: what they are, how they are used and represented. Hence, the planning poker game was cited as well.

Some other questions regarded the velocity and how it is used.
Some questions were arranged as exercises where you were asked to calculate the number of iterations with a well defined velocity or again how many stories the team should commited to having a predefined average velocity (remember the done rule and the fact that you can consider a story actully done, only if it satisfies all the prerequisites).

What was stressed in more that one question, is the importance of self-organization and the team empowerment and the role of the agile project manager (SCRUM Master) to behave as a facilator, coach and servant leader.

I found some questions regarding the risk burndown chart and the risk audit practice, things cited into the book of Michele Sliger (see the book list below).
Finally, it was stressed a bit the importance of the release planning ceremony (even if, actually, in SCRUM this is not a mandatory ceremony), meeting used to develop the product and release visions and the product roadmap.

This is the list of books I suggest (some of them are suggested by the PMI for this certification):

• Managing Agile Projects, Sanjiv Augustine,  Prentice Hall PTR
• Official Scrum Guide, Ken Schwaber and Jeff Sutherland,  Scrum.org
• Agile Project Management with Scrum,  Ken Schwaber,  Microsoft Press
• Agile Estimating and Planning,  Mike Cohn, Prentice Hall
• Agile retrospective – making good teams great,  Esther Derby, Diana Larsen
• The Software Project Manager’s Bridge to Agility, Michele Sliger and Stacia Broderick, Addison-Wesley
• The Art of Agile Software Development, James Shore,  O’Reilly
• Agile Software Development: The Cooperative Game 2nd Edition, Alistair Cockburn, Addison Wesley
• Coaching Agile Teams,  Lyssa Adkins,  Addison Wesley
• Lean-Agile Software Development: Achieving Enterpise Agility,  Alan Shalloway, James R. Trott, Guy Beaver,  Net Objective Lean Agile series

I found very interesting the suggestions came from Sally Elatta regarding her retrospective about the exam and some study tips.

Ooh, I was forgetting: it could not be missing a question about the agile manifesto (one of the values in my case)!

This was my experience with the PMI-ACP Agile certification and, what about yours?

PMI-ACP Certification Achieved

The journey is finished, the objective attained: the PMI-ACP certification is finally mine )

Within few days I’m going to issue a post containing the details of my preparation…stay tuned!

PMI-NIC Agile Project Management

• deliver value to the customer in a steady pace
• involving as much as possible the customer with agile
• adopting the communication style to and supplying project progress data the customer wants (adopting the “barely sufficient approach” Alistair Cockburn suggests)

Agile PM Certification Suggested Books

Ecco i primi libri e papers suggeriti dal PMI per chi guarda alla certificazione Agile PM (vedi anche post precedenti: post1 e post2).

Papers (acquistabili per circa 15 dollari dal marketplace di PMI.org):

• Agile Project Management and the PMBOK® Guide by Michelle Sliger
• Agile PMP®: Managing software projects in the face of uncertainty by Mike Cottmeyer
• Challenges in Implementing Agile Project Management by Jesse Fewell
• Looking for an Edge by Jesse Fewell
• Selling Agile: How to get buy-in from your team, customers and managers by Michelle Sliger
• Utilizing Agile Principles Alongside the PMBOK® Guide for Better Project Execution and Control in Software
• Development Projects by Mike Griffiths

Libri:

• Agile Project Management by Jim Highsmith
• Effective Project Management: Traditional, Agile, Extreme by Robert K. Wysocki
• Project Management the Agile Way by John C. Goodpasture, PMP
• The Software Project Manager’s Bridge to Agility by Michele Sliger and Stacia Broderick
• Running an Agile Software Development Project by Mike Holcombe
• Managing Agile Projects, First Edition by Kevin Aguanno, editor
• Agile Project Management: How to succeed in the face of changing project requirements by Gary Chin
• Agile Project Management with Scrum by Ken Schwaber

La lista sopra non è ancora quella ufficiale di riferimento per lo studio, ma essendo comunque fornita dal PMI credo non sarà molto diversa.

Io sono partito acquistando l’eBook dell’ultimo libro dell’elenco sopra (Agile Project Management with Scrum di Schwaber), perché consigliato anche da Simon Bennet, il trainer del corso Scrum a cui ho partecipato.

Buon libro. Approfondisce le tematiche Scrum con molti esempi sul campo e, cosa ancor più a valore aggiunto, cerca di tracciare legami tra le modalità di conduzione e rappresentazione di progetti standard con progetti agili (in questo caso Scrum appunto).

Per chi infine fosse interessato a seguire su Twitter la tematica, ecco il tag di riferimento: #PMIAgileCert

Nice morning!

Il PMI e la nuova certificazione “agile”

Qualche giorno fà ho ricevuto una email dal PMI, nella quale l’organizzazione avvertiva la comunità che è in procinto di lanciare una nuova e interessantissima certificazione.

Le principali motivazioni che hanno convinto il PMI a prendere la decisione, derivano dalle seguenti considerazioni:

• I prinicipi “agili” sono ormai già ampliamente applicati alla gestione dei progetti.
• Le aziende stanno di fatto già richiedendo ai pm, conoscenze agili per il rilascio veloce dei prodotti.

Viene da chiedersi se non se ne siano accorti un pò in ritardo: un’organizzazione di quel tipo non dovrebbe essere proattiva piuttosto che reattiva?

Beh, sia come sia. Questa rimane comunque una notizia molto interessante.

Premesso che personalmente considero come vero valore di una certificazione, certamente non la spilletta “certified” da attaccarsi alla giacca, quanto invece l’esperienza (studio e pratica) fatta per ottenerla, vediamo un pò più in dettaglio di cosa si tratta .

Nella mail raccontano che la questione è ancora in fase di organizzazione. In questi giorni, infatti, stanno ricercando un primo set di persone disponibili a formare il gruppo pilota che fungerà da “beta-tester” sull’intero processo di certificazione (interessati? Segnalatelo a AgilePilot@PMI.org).

Sempre nell’email è riportato un link  ad una pagina del sito, in cui sono spiegati alcuni importanti dettagli per l’ottenimento della certificazione, che cerco di riassumere brevemente qui di seguito:

• E’ necessario dimostrare di avere sulle spalle almeno 2000 ore negli ultimi 5 anni di “General Project Management Experience” (se siete già PMP certificati, questo requisito è già soddisfatto)
•  E’ necessario dimostrare di avere sulle spalle almeno 1500 ore dedicate negli ultimi 2 anni di “Agile Project Management Experience“
• E’ necessario totalizzare un minimo di 21 ore di formazione specifiche sulle discipline agili di pm

Una volta soddisfatti i requisiti sopra, ci sarà da sottomettere la solita lettera di candidatura con tutti i dettagli del caso.

All’accettazione della candidatura potremo procedere al pagamento (circa 400 dollari) e alla prenotazione dell’esame. Esame che conterà 120 domande da evadere in tre ore.

Sembra che il tutto sarà attivo a partire dal 4 trimestre di quest’anno, ma prendetelo con le pinze. Anche nome e sigla ufficiali della certificazione, verranno comunicati in quel periodo.

Bene, ma quale sarebbe il valore aggiunto di questa ennesima certificazione?

1. Imparare di più rispetto a: scrum, xp, crystal, dsdm, fdd.
2. Dimostrare competenza a chi ci assume/incarica.
3. Aumento della versatilità professionale all’uso di tecniche applicate al pm.

 Vi basta? A me, si

PMI Emea Global Congress – 2nd day

Anche ieri è stata una giornata completamente dedicata al congresso EMEA del PMI.

Nella giornata di ieri, ho seguito diverse presentazioni: una sulla negoziazione, una sul ruolo in sostanziale cambiamento del project manager, una sui diversi ruoli e responsabilità che ruotano attorno al programme management, quella che più mi ha colpito però, è stata quella dal titolo “Seven attributes of leadership for project managers“.

La sessione è stata condotta da Michel Operto, PMP senior project manager con esperienza decennale in aziende multinazionali nel campo IT e delle telecomunicazioni, nonché presidente del chapter PMI della Francia del sud.

Michel ha condotto la sessione, spogliandola di qualsiasi connotazione ufficiale o cerimoniosa, muovendosi tra il pubblico e coinvolgendolo sin dall’inizio; questo ha permesso, dal mio punto di vista, un mantenimento duraturo dell’attenzione da parte di buona parte della platea.

I lavori si sono aperti con una spiegazione dettagliata del valore della leadership e di quanto sia indispensabile per un progetto, avere a disposizione un leader forte, presente, caratterizzato da uno stile dinamico e sicuro.

Senza indugi ci ha subito elencato quali sono, secondo la sua esperienza, i sette attributi di una buona leadership:

1. Avere e comunicare una chiara visione
2. Mantenere un buon bilanciamento
3. Imparare ad avere fiducia del proprio istinto
4. Usare l’entusiasmo come driver per ispirare il team
5. Farsi portatori di rispetto
6. Avere coraggio nel perseverare di fronte alle avversità
7. Capire quando cambiare e addattarsi rapidamente

Sotto ve li espongo, cosi come da lui approfonditi, ma rivisitati anche attraverso le lenti della mia personale esperienza.

Avere e comunicare una chiara visione

Lo sappiamo, lo abbiamo letto dappertutto, un vero leader guarda al futuro, alle opportunità, alle occasioni, alle soluzioni,  in parole semplici identifica le mete da perseguire.

Il suo ruolo però non finisce lì: ingaggia gli altri membri del team, trova le giuste leve motivazionali, crea condivisione e organizza la squadra con la quale condividerà il viaggio per il raggiungimento della meta.

Per questo è necessario essere visionari e al tempo stesso buoni comunicatori: parlare agli altri della propria visione.

Mantenere un buon bilanciamento

Un project manager può essere certo equiparato ad un  ”equilibrista“, viene infatti sin dai primi momenti, chiamato ad allineare e bilanciare le aspettative degli stakeholder.

Ma il bilanciamento avviene in diverse aree:

• ostinata e ferrea disciplina e grossa capacità di ascolto
• realtà e desiderio
• sicurezza e accettazione del rischio
• necessità di dettaglio e capacità di astrazione verso una visione globale
• perseveranza e flessibilità

Imparare ad avere fiducia del proprio istinto

Prima o poi su un progetto comincia a piovere, spesso forte.

Si intravedono le prime nuvole quando comincia ad essere difficile tenere uniti tra loro i troppi interessi degli stakeholders coinvolti, oppure quando per tirare le fila di una situazione ingarbugliata abbiamo pochi dati o troppi dati.

Spesso i problemi iniziano quando ci sono troppo opzioni di scelta o più semplicemente perché si tratta di un progetto ad alta innovazione o che fa uso di tecnologia nuova.

In questi casi è necessario essere un ottimo decision maker, esser capaci di prendere decisioni veloci, può fare la differenza.

Affidarsi al proprio istinto senza troppe valutazioni o esercizi mentali, può fare la differenza.

Usare l’entusiasmo come driver per ispirare il team

Il leader  è il primo sponsor del progetto.

Il suo entusiasmo, il suo credere nel progetto deve essere palesato, sotto gli occhi di tutti. L’entusiasmo contagia.

In quest’ottica è necessario saper creare un forte senso di appartenenza attorno al progetto attraverso azioni di team building, essere se stessi senza finzioni o forzature, condurre il team con la forza dell’esempio.

Farsi portatori di rispetto

Buone doti di leadership non possono prescindere dal rispetto per l’altro.

Fondamentale è imparare ad ascoltare l’altro, non importa sia esso lo sponsor, un team member, uno stakeholder negativo;  porsi al loro servizio: dopottutto sei tu il pm del progetto, chi altri dovrebbe farlo?

Essere onesto ed equo e esercitarsi a mettersi nelle scarpe degli altri, per condividerne le motivazioni, i pensieri, le istanze.

Avere coraggio nel perseverare di fronte alle avversità

Su questo punto si sfiora la dimensione della “santità”, sembra quasi che l’aureola si sia decisa finalmente a spuntare.

Devo ammettere che di fronte al perseverare delle avversità ogni tanto si avrebbe voglia di fare le valigia e prendersi quelle famose ferie di un mese di cui si parlava da tempo.

Coraggio, perseveranza e avversità sono un trittico non sempre facile da coniugare, ma anche su questo, Michel, ha la sua ricetta.

Innanzitutto dobbiamo essere coscienti che non sempre è possibile accontentare tutti e che dobbiamo assolutamente imparare a dire di NO!

E comunque se di avversità si tratta, nulla o poco è nelle nostre mani e dobbiamo comunque essere positivi e costruttivi, tenere alto il proprio morale e quello della truppa.

Ricordate: nessuno, al di fuori di voi stessi, potrà aiutarvi!

Capire quando cambiare e addattarsi rapidamente

Infine, annusate il cambiamento nell’aria.

Ascoltate, imparate, guardatevi intorno e quando percepite i segnali di cambiamento, anche quelli più deboli, quello allora è il momento di adattarsi velocemente.

PMI Emea Global Congress – 1st day

Oggi ho partecipato alla prima giornata del cogresso EMEA del PMI a Milano.

Un evento che aspettavo da alcune settimane con impazienza, curioso di respirare “dal vivo” l’aria pura del project managemet.

L’evento è stato organizzato presso il “Milano Convention Centre” di via Gattameleta, zona vecchia fiera, in una cornice estremamente professionale, accompagnata da un’organizzazione  sin da subito impeccabile.

Munito di badge di riconoscimento e relativo cordoncino io e il mio collega e amico Massimiliano, ci siamo recati al primo dei nostri incontri giornalieri.

Alle dieci erano previsti due diversi incontri organizzati da altrettanti sponsor: Siemens e Oracle.

Il secondo ci ha attirato maggiormente “Benefits of Risk Analyis” e li, ci siamo fiondati.

Un senior product manager di Primavera, di Oracle appunto, ci ha condotto attraverso i basics della risk analysis, snocciolando e approfondendo le tematiche costituenti e creando gli opportuni parallelismi con il loro software di project management.

Ci ha parlato di quanto vincoli e assunti (constraints and assumptions) sia possibile e necessario che diventino eventi, milestones all’interno del nostro reticolato di progetto ai quali poter associare date di accadimento e punti di arrivo di attività precedenti.

Di come creare un risk register, associare per ogni rischio le probabilità di accadimento e una percentuale di impatto su uno o più vincoli di progetto (tempi, costi, qualità, scope), di come associarne quindi una priorità ed un valore; di come poi poter agire in caso di assessment del rischio, mettendo a disposizione soldi per la sua gestione.

Di come ogni singolo rischio definito nel registro sia possibile, doveroso, collegarlo alle attività del reticolato.

Di come sia necessario, obbligatorio, per ogni attività procedere alla sua valutazione in termini di valori Probabile, Ottimistico, Pessimistico.

Di come sia essenziale lavorare sullo schedule attraverso la review dei rischi, ricalcolando l’intero impatto.

Ecco che semplicemente valorizzando lo strumento con un insieme di informazioni “probabili”, il sistema può cominciare a fornire indicazioni tridimensionali: Best case, most likely and worst case.

Non più un solo gantt con la solita e unica stima (spesso over-contingentata), ma un gantt in cui ogni barra di ogni singola attività è in grado di mostrare le tre durate e calcolare le successive in riferimento a queste.

Per finire, abbiamo potuto vedere alcune simulazioni MonteCarlo di impatto dei rischi di un progetto, sui tempi costi e poterne studiare le varianze ipotizzate.

Interessante, sembrava però la presentazione di un prodotto più che una sessione di project management.

Poi è arrivato il momento di John Kao, il personaggio che avrebbe aperto ufficialmente il congresso con il suo intervento dedicato all’innovazione.

Ecco parte della sua biografia riportata nei volantini del PMI:

John Kao is an authority on the intersecting subjects of corporate innovation and transformation, design and the future of business. Dubbed a “serial innovator” and “Mr. Creativity” by The Economist, he has made a career out of helping organisations go from “getting” the importance of innovation to “getting innovation done.” John has worked with a wide range of Fortune 500 companies, startups and government agencies around practical issues of strategic innovation and organisational transformation. Other nicknames he acquired from his clients include “the Innovation Sherpa” and “the Innovation Guru.”

Un intervento interessantissimo, condotto da un personaggio interessante, un visionario, che ci ha spiegato cosa è l’innovazione, quando è possibile trovarla e come creare le condizioni perché questa si manifesti.

Per poi terminare con la sessione “How to Be a Successful Failure” di David Hillson, un personaggio di “peso”, uno tra i maggiori esperti della comunità in quanto a risk management.

Il relatore ha iniziato spiegando quanto successo e fallimento siano, ovviamente direte voi, l’uno l’opposto dell’altro; quando cioé finisce  il primo comincia l’altro e così via, richiamando il concetto di Yin e Yang molto caro agli orientali.

 Ha rimarcato che quando una situazione o un progetto ricade nel fallimento, è solo attraverso la riflessione, l’apprendimento e la persistenza che possiamo riportarlo al successo.

E solo attraverso l’innovazione legata a quanto appreso e il consolidamento di questo nuovo sapere che possiamo permettere al successo di durare. Durare, però, solo sino al momento in cui, vi sarà un cambio delle condizioni attuali. Questo cambio ci metterà nelle condizioni di dover mettere da parte il sapere consolidato a favore della sperimentazione.

Sperimentazione che a causa della sua incerta natura, ci porterà inevitabilmente al prossimo fallimento. E via, si ricomincia.

Ci ha raccontato di quanto poco offra il successo in termini di evoluzione personale in quanto pochi di noi in caso di successo hanno voglia di inventasi nulla (squadra che vince non si cambia) o di sperimentare novità.

Invece il fallimento nasconde opportunità, possibilità di apprendimento e di crescita, ci indica una direzione, in poche parole ci fornisce stimoli nuovi e di sicuro interesse.

Occore ovviamente essere preparati: una buona predisposizione mentale, lavorare il più possibile al fine di minimizzare le possibilità di rischio (risk analysis) e massimizzare il valore del fallimento, qualora esso accada, perché è solo agendo su questo valore che possiamo trarne l’insegnamento che permetta il cambiamento necessario per passare al prossimo successo!

Ed infine eccomi qui, un pò “macinato” ma soddisfatto dell’intensa giornata!